Fiches clients et liste d'attente

Ce que ça fait

Chaque client qui réserve chez vous obtient une fiche dans votre institut. Son historique, ses coordonnées, et vos notes. Si elle réserve aussi chez un autre institut Esthetio, ce sont deux fiches distinctes : vos notes ne voyagent pas.

Créer un rendez-vous depuis la fiche

Dans Clients, ouvrez la personne puis cliquez sur Créer un rendez-vous. Ses coordonnées sont préremplies : choisissez la prestation, le praticien et un créneau disponible. Le rendez-vous créé rejoint son historique et l'agenda. Vous pouvez aussi le faire pour un client bloqué en ligne.

Pour consulter ses réponses aux formulaires et ses photos, ouvrez le rendez-vous concerné dans l'agenda. Ces réponses sont liées à la réservation ; elles sont distinctes des notes privées de sa fiche client.

Les notes sont privées

Formule de couleur, allergie, sensibilité du cuir chevelu, ce qu'elle a détesté la dernière fois : écrivez-le. Ces notes ne sont jamais envoyées au client et n'apparaissent nulle part de son côté, ni dans ses e-mails, ni sur son espace. Elles sont là pour vous et votre équipe.

Bloquer un client

Après trois lapins d'affilée, vous pouvez couper la réservation en ligne. Le blocage porte sur l'e-mail et le numéro de téléphone : changer d'adresse ne suffit pas à le contourner.

La personne bloquée n'apprend jamais qu'elle l'est. Elle lit seulement que la réservation en ligne n'est pas disponible et qu'il faut vous contacter directement. Vous gardez donc la main : vous pouvez toujours lui créer un rendez-vous depuis votre agenda si vous changez d'avis.

La liste d'attente

Quand un client ne trouve aucun créneau, il peut s'inscrire en liste d'attente sur une prestation et une date précises, avec ou sans préférence de praticien.

Dès qu'un rendez-vous de ce jour-là est annulé sur cette prestation, toutes les personnes correspondantes sont prévenues d'un coup, et la première à réserver prend la place. Vous n'avez rien à faire : un désistement se recycle tout seul, souvent en quelques minutes.